BPMS چیست؟
BPMS مخفف عبارت Business Process Management System یک ابزار نرم‌افزاری است که به سازمانها کمک می‌کند تا بهره‌وری و عملکرد فرایندهای کسب و کار خود را بهبود دهند. در واقع به آنها کمک می‌کند تا مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) را در سازمان خود اجرا کنند. پس بهتر است ابتدا به مرور BPM بپردازیم.
BPM چیست؟
BPM مخفف عبارت Business Process Management است. مدیریت فرایند کسب و کار بر این اصل استوار است که فرایندها برای یک سازمان مهم هستند و باید تلاش شود که عملکرد آنها در بهترین حالت خود باشد.
BPM به عنوان یک تکنیک، روش ساختاریافته و نظام برای ساده کردن فعالیت‌ها و افزایش کارایی تعریف می‌شود. از این تکنیک‌ها و روش‌ها برای شناسایی، مدلسازی، تحلیل، اصلاح، بهبود و استاندارد کردن فرایندهای کسب‌وکار و در نهایت اتوماسیون فرایندها با ابزارهایی مانند BPMS استفاده می‌شود.
برای دریافت اطلاعات تفضیلی و کاملتر در مورد BPM این مطلب (BPM چیست؟) را مطالعه کنید.
BPMS چیست؟
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) به کسب و کارها کمک می کند تا فرایندهای خود خود را مدل، تحلیل و با اتوماسیون فرایند، عملکرد فرایند و سازمان را بهبود بخشند. BPMS باید بتواند به شما اجازه مدلسازی، ایجاد، ویرایش و اجرای فرایندهای کسب و کار و همچنین جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل آنها را بدهد.
نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار شکل جدید و پیشرفته‌ای به خود گرفته است که به آن iBPMS گفته می‌شود. یک iBPMS از قابلیت و ابزارهایی مانند تحلیل وقایع، تصمیم‌سازی، هوش تجاری (BI) و … برای بهبود و هماهنگی بیشتر فرانیدهای کسب و کار استفاده می‌کند.
چرا BPMS برای کسب و کارها و سازمان نیاز است؟
در دنیای فوق رقابتی امروز، هر کسب و کاری باید تا حد امکان کارآمد باشد تا بتواند پایدار بماند و پیشرفت کند. فرایندهای دستی و سنتی باعث می‌شود که صاحبان کسب‌وکار زمان را از دست بدهند و برای فعالیت‌هایی که ارزش افزوده‌ای تولید می‌کند هزینه کنند. اینجا جایی است که نیاز به BPMS احساس می‌شود. استفاده از نرم‌افزار BPMS مزایای زیادی برای هر کسب و کاری دارد. برخی از مهمترین آنها به شرح زیر است:
افزایش هوش عملیاتی
BPMS با کاهش کارهای تکراری و بدون ارزش افزوده، جایی که بیشتر تلاش و زمان بی‌فایده صرف می شود، به بهبود کارایی فرایندهای کسب و کار شما کمک می کند. BPMS همچنین تحلیل‌هایی در مورد تنگناهای هر فرایند ارائه می دهد که به شما امکان می دهد تصمیمات آگاهانه ای برای حذف آنها بگیرید و در نتیجه هوش عملیاتی (Operational Intelligence) را هدایت کنید.
چابکی سازمانی
فرایندهای غیرمنعطف باعث می شود کسب و کار شما نتواند در بازار رقابت دوام بیاورد. اگر هم عضوی از یک سازمان دولتی هستید، نتوانید خدمات مناسب با استراتژی‌های تعریف شده به ارباب رجوعان و ذینفعان خود ارائه نمایید. چابکی و انعطاف عامل اصلی برای بقای هر کسب و کار است. اگر سازمان شما نتواند به سرعت در مقابل شرایط جدید تغییر کند و رفتار متناسب از خودش بروز دهد، به راحتی مشتریان خود را از دست می‌دهد.
نرم‌افزار BPMS به شما کمک می کند تا به سرعت تغییر کنید و بهترین تجربه را برای مشتریان و کارکنان خود بوجود بیاورید.
چگونه BPMS را در سازمان با موفقیت پیاده‌سازی کنیم؟
همه موفقیت یک نظام BPM در انتخاب یک نرم‌افزار BPMS خوب خلاصه نمی‌شود اما بخش مهمی از آن است. انتخاب درست BPMS به عوامل زیادی بستگی دارد، مانند تجربه و دانش واحد فناوی اطلاعات، پیچیدگی فرایندها، نیازهای یکپارچگی، هزینه و ….
در اینجا چند نکته وجود دارد که باید قبل از استقرار BPMS آنها را بررسی کنید:
- فرایند کاندید برای اتوماسیون را انتخاب کنید.
مالک فرایند را شناسایی کنید. - معیارهای سنجش عملکرد فرایند را تعیین کنید.
- مدل فرایند که حتما با استفاده از استاندارد BPMN تهیه شده است.
- همه ذینفعان را درگیر کنید.
- فرایند مکانیزه شده را حتما پیش از بهره‌برداری نهایی، به صورت آزمایشی استفاده کنید.
- برای تغییر آماده شوید.
- کاربران برا برای استفاده از BPMS آموزش دهید.
چگونه یک نرم‌افزار BPMS را ارزیابی کنید؟
عوامل متعددی در انتخاب BPMS مناسب تاثیر دارد. خیلی موارد را باید سنجید. در اینجا چند عامل مهم را که باید نسبت به آن آگاه باشید، معرفی می‌شود.
ابزار مدلسازی فرایند
هر نرم‌افزار BPMS ابزاری برای مدلسازی به منظور تهیه مدل فرایند در اختیار کاربرانش قرار می‌دهد. برخی از BPMS ها از استاندارد BPMN برای مدلسازی پشتیبانی می‌کنند. با توجه به استاندارد بودن زبان مدلسازی BPMN شما قابلیت انتقال مدلهای فرایندی را از سیستم‌های مختلف به این نوع BPMS ها دارید. از طرفی هر فردی که به این استاندارد مسلط باشد می‌تواند از BPMS انتخابی برای مدلسازی فرایند استفاده کند.
نوع دیگری از BPMS در بازار وجود دارد که ابزار مدلسازی آن BPMN نیست. شاید ابزار مورد استفاده این گونه سیستم BPMS حتی از نظر درک و آموزش ساده باشد اما مهمترین مسئله اینها این است که نیروی انسانی باید برای کار با این ابزارها آموزش اختصاصی ببیند. همچنین مدلهای تهیه شده در این نوع BPMS نمی‌تواند در ابزارهای دیگر برای مقاصدی مانند شبیه‌سازی، تحلیل و … استفاده شود.
BPMS ابر (Cloud) یا نصب مستقل
نرم افزار BPMS به صورت Cloud بر روی سرورهایی میزبانی می‌شود که توسط تولیدکننده نرم‌افزار یا ارائه کننده خدمات میزبانی، نگهداری می‌شوند. کاربران کسب و کارها از طریق مرورگر وب به این سیستم‌ها دسترسی خواهند داشت. در این شرایط مسئولیت نگهداری نرم‌افزار بر عهده فروشنده است. دریافت خدمات ابری معمولا هزینه کمتری دارند اما به واسطه اینکه نرم‌افزار و بانک اطلاعاتی آن در اختیار استفاده کننده نیست، ممکن است برخی محدودیت‌ها مخصوصا در تهیه گزارشات و یکپارچکی با سیستم‌های دیگر را بوجود آورد.
در شرایط نصب مستقل سیستم BPMS، این نرم‌افزار در شبکه داخلی سازمان بر روی یک سرور نصب می‌شود. مزیت اصلی در این شرایط این است که تمام داده‌های یک شرکت به صورت داخلی ذخیره می شود و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به اطلاعات را می‌دهد.
نرم‌افزار BPMS متن باز (Open-source) یا دارای لیسانس (Licensed)
کد نرم‌افزار BPMS متن باز توسط تولید کننده در دسترس عموم قرار گرفته است. این بدان معنی است که یک شرکت یا فرد می‌تواند کد منبع را دانلود کند وهر تغییری را که می خواهد برای سفارشی کردن نرم‌افزار اعمال کند. این شرایط باعث می‌شود که شرکت‌ها بتوانند BPMS را مطابق با نیاز خود سفارشی کنند اما در عوض پیچیدگی‌هایی دارد که با آن روبرو هستند. این پیچیدگی‌ها یعنی داشتن نیروی متخصص برنامه‌نویسی برای توسعه نرم‌افزار که می‌تواند هزینه‌ها و ریسک‌ها قابل توجهی داشته باشد.
در مقابل نرم‌افزار BPMS دارای لیسانس توسط شرکت ارائه کننده توسعه می‌یابد و شرکت‌های بهره‌بردار نیاز به تجهیز تیم توسعه نیستند. البته قابلیت توسعه نرم‌افزار هم وابسته به شرکت تولید کننده خواهد بود.
عدم تعهد پشتیبانی نرم‌افزار BPM متن باز ازدیگر نقاط قابل توجه در استفاده از متن‌باز هستند. البته که این موضوع در نوع دارای لیسانس منوط به پرداخت هزینه پشتیبانی است.
ویژگی‌های ضروری نرم‌افزار BPMS
قبل از اینکه یک نرم‌افزار BPMS از بین ده‌ها موردی که در اینترنت یافت می‌شود انتخاب کنید، از بررسی ویژگی‌های ضروری زیر مطمئن شوید.
ابزار مدلسازی فرایند بصری
ابزار مدلسازی فرایند یکی از مهمترین بخش‌های یک نرم‌افزار BPMS است. استفاده از یک مدلساز بصری با قابلیت Drag and Drop به استفاده کننده کمک می‌کند که بتواند فرایندهای کسب و کار خود را سریعتر و صحیح‌تر مدل کند. البته پیش‌فرض این است که این مدلساز از استاندار BPMN پشتیبانی می‌کند.
ماژول طراحی فرم مناسب
دیگر بخش مهم در انتخاب نرم‌افزار مدیریت فرایند ماژول فرمساز آن است. این ماژول باید این امکان را به طراحان فرم بدهد که با قابلیت Drag and Drop (کشیدن و رها کردن) فرم‌ها پیچیده را طرحی کند. قابلیت تعریف قوانین و اعتبارسنجی فیلدها را در خود داشته باشد و ازتباط بین فیلدها و مدل داده‌ای بدون نیاز به انجام اقدامات پیچیده مهیا باشد.
قابلیت تعریف قوانین تجاری
قوانین کسب و کار جز جدانشدنی از فرایندهای تجاری هر سازمان هستند. یک BPMS باید این قابلیت را داشته باشد که در بخش‌های تصمیم‌گیری و تعریف فرایند این امکان را به طراحان فرایند بدهد که این قوانین را به سادگی تعریف کنند. هر چه این قوانین به راحتی و بدون برنامه‌نویسی تعریف شوند طبیعتا قدرت بیشتری به استفاده کنندگان خواهد داد. اما باید آگاه باشید وقتی شرایط و قوانین فرایند شما پیچیده باشد، ناگزیر از قابلیت‌های برنامه‌نویسی در BPMS هستید.
استانداردی به نام DMN (مخفف Decision Model and Notation) وجود دارد که از آن برای تغریف قوانین کسب و کار استفاده می‌شود. پشتیبانی از این استاندارد یکی از نقاط قابل توجه نرم‌افزارها باشد.
قابلیت مدیریت نسخه (Versioning) فرایند
یکی از دلایل استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب و کار در سازمانها این است که بتوانند به راحتی فرایندهای خود را اصلاح کنند. درصورتی که نرم‌افزار BPMS مورد استفاده از این قابلیت پشتبیانی نکند، سازمان در اصلاح و بهبود فرایندهای خود دچار پیچیدگی شده است.
قابلیت دسترسی به BPMS از طریق وب و موبایل
خروجی نهایی یک نرم‌افزار BPM زمانی می‌تواند در یک سازمان به راحتی استفاده شود که این خروجی، یعنی دست‌کم کارتابل کاربران نهایی از طریق مرورگر و نر‌افزار موبایل در دسترس کاربران باشد. عدم نیاز به نصب نرم‌افزار خاص روی کامپیوتر کاربران از اهمیت بسیاری برخوردار است. البته که بسیار مهم است که امکانات مخصوص مدیر سیستم نیز از طریق مرورگر و بدون نصب نرم‌افزار در اختیار طراحان فرایند قرار گیرد اما این ویژگی برای بخش کاربران نهایی غیر قابل چشم‌پوشی است.
تعدادی نرم‌افزار BPMS مورد استفاده در ایران
شرکت‌های ایرانی ارائه کننده BPMS
- چارگون
- ICAN
- برسا نوین
- شماران سیستم
شرکت‌های خارجی ارائه کننده BPMS
- Bizagi – نرم‌افزار دارای لیسانس که به صورت قفل شکسته استفاده می‌شود
- Process Maker – نسخه متن باز
- Camunda – نسخه متن باز
- Bonita – نسخه متن باز
نرم‌افزارهای ذکر شده که نسخه متن باز آن در ایران استفاده می‌شود دارای نسخه لیسانس‌دار هم هستند که به مراتب امکانات بسیار بهتری نسبت به نسخه متن باز دارند. متاسفانه این نسخه‌ها به دلایل مختلف از جمله هزینه، کپی‌رایت و تحریم در ایران مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.
حرف آخر
اگر هنوز برای سازمان خود یک نرم‌افزار BPMS انتخاب نکردید زودتر دست به کار شوید اما قبل از آن باید بدانید که شما پیش و بیش از نیاز به یک BPMS نیاز به مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) دارید.
انتخاب نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) مناسب برای هر شرکتی که می‌خواهد فرایندهای خود را ساده، بهینه و مکانیزه کند، یک تصمیم مهم است. باید مطمئن شوید که انتخاب شما بیشترین انطباق را با نیاز شما دارد.
یکی از خدماتی که ما می‌توانیم به شما ارائه کنیم، بررسی نیازمندی‌ها و شرایط سازمان شما و انتخاب ابزار و پیمانکار متناسب است. ما این خدمت را در پوشش خدمات مشاوره BPM ارائه می‌دهیم.
