مدیریت فرایند مبتنی بر داده (Data Driven BPM) چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار مبتنی بر داده (BPM) یک رویکرد نوآورانه برای مدیریت و بهینه‌سازی فرایندهای تجاری است که داده‌ها را در هسته اجرا، تصمیم‌گیری و بهبود فرایند قرار می‌دهد. در یک چارچوب مدیریت فرایند مبتنی بر داده، فرایندها صرفاً توسط قوانین از پیش تعریف‌شده هدایت نمی‌شوند. در عوض، آن‌ها بر اساس تجزیه و تحلیل داده‌ها، بینش‌ها و بازخورد در زمان واقعی، آگاه و به صورت پویا تطبیق داده می‌شوند.

مولفه‌های کلیدی BPM مبتنی بر داده

- تصمیم‌گیری داده‌محور

مدیریت فرایند مبتنی بر داده بر تصمیم‌گیری بر اساس تجزیه و تحلیل داده‌ها و بینش در زمان اجرای فرایند تأکید دارد. این رویکرد سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا به سرعت به شرایط در حال تغییر واکنش نشان دهند و انتخاب‌هایی آگاهانه و مبتنی بر داده‌ها انجام دهند. دقت و مرتبط بودن در تصمیم‌گیری، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا به سرعت به شرایط در حال تغییر واکنش درست نشان دهند.

فواید:

  • دقت: تصمیمات دقیق‌تر و متناسب با سناریوهای خاص هستند.
  • کاهش خطر: تصمیمات آگاهانه با تکیه بر بینش‌های مبتنی بر داده، خطرات را کاهش می‌دهد.
  • همسویی استراتژیک: تصمیمات با اهداف و مقاصد سازمانی هماهنگ هستند.
مدیریت فرایند مبتنی بر داده

- پایش و تحلیل مستمر

 فرایندها در BPM مبتنی بر داده به طور مداوم نظارت می‌شوند و داده‌های مربوطه برای شناسایی الگوها، روندها و زمینه‌های بهبود تجزیه و تحلیل می‌شوند. این تجزیه و تحلیل مداوم، تصمیم‌گیری و بهینه‌سازی فعال را تسهیل می‌کند.

بهینه‌سازی پیشگیرانه بر اساس بینش داده‌‌ای، حصول اطمینان از اینکه فرایندها سازگار و همسو با اهداف سازمانی هستند، از تأثیرات پایش و تحلیل مستمر است.

فواید:

  • بهینه‌سازی فعال: سازمان‌ها می‌توانند به طور فعال فرایندها را بر اساس بینش‌های حاصل از داده، دائم بهینه کنند.
  • تطبیق‌پذیری: فرایندها سازگار و پاسخگو به شرایط در حال تحول کسب و کار هستند.
  • بهره‌وری: تجزیه و تحلیل مستمر منجر به افزایش بهره‌وری و بهبود عملیاتی می‌شود.

- فرایندهای تطبیقی

  برخلاف BPM سنتی، مدیریت فرایند مبتنی بر داده شامل گردش کار تطبیقی است که می‌تواند به صورت پویا بر اساس شرایط تغییر کسب و کار تنظیم شود. این سازگاری تضمین می‌کند که فرایندها در زمان اجرا پاسخگو و کارآمد باقی می‌مانند. افزایش انعطاف‌پذیری، به فرایندها اجازه می‌دهد تا به صورت پویا با شرایط در حال تحول سازگار شوند.

فواید:

  • انعطاف‌پذیری: فرایندها می‌توانند به طور انعطاف‌پذیر با تغییرات تنظیم شوند و کارایی خود را حفظ کنند.
  • استفاده بهینه از منابع: گردش کار تطبیقی تخصیص منابع را بر اساس نیازهای جاری بهینه می‌کند.
  • پاسخگویی پیشرفته: سازگاری در زمان اجرا، پاسخگویی به پویایی بازار را افزایش می‌دهد.

- یکپارچکی منابع داده

سیستم‌های BPM مبتنی بر داده به طور یکپارچه با منابع داده خارجی مانند روندهای بازار، بازخورد مشتری و سایر مجموعه‌های داده مرتبط یکپارچه می‌شوند. این ادغام، فرایند تصمیم‌گیری را غنی می‌کند و دیدی جامع از محیط کسب و کار ارائه می‌دهد. حاصل این یکپارچگی و دسترسی به منابع داده، تصمیم‌گیری دقیق‌تر با آگاهی از روند‌ها، بازخورد مشتری و دیگر اطلاعات یک کسب و کار است.

فواید:

  • تصمیم‌گیری جامع: تصمیمات با درک جامع از محیط کسب و کار گرفته می‌شود.
  • مزیت رقابتی: ادغام فرایند با منابع داده مختلف مزیت رقابتی را فراهم می‌کند.
  • مشتری‌محوری: یکپارچه‌سازی بازخورد مشتری با فرایندها، رویکرد مشتری‌محوری را تقویت می‌کند.

- تحلیل پیش‌بینی‌کننده

با استفاده از تجزیه و تحلیل پیشرفته، مدیریت فرایند مبتنی بر داده می‌تواند مدل‌هایی را برای پیش‌بینی روندهای آینده و چالش‌های بالقوه به وجود آورد. این قابلیت پیش‌بینی روندها که مبتنی بر الگوریتم‌های یادگیری ماشین (Machine Learning)  هستند، به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که پیش از تأثیرگذاری مسائل بر فرایندها، به طور فعالانه به آنها بپردازند.

فواید:

  • کاهش خطر: پیش‌بینی چالش‌ها امکان کاهش پیشگیرانه ریسک را فراهم می‌کند.
  • برنامه‌ریزی استراتژیک: تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده برنامه‌ریزی استراتژیک را بر اساس سناریوهای آینده ممکن می‌سازد.
  • آمادگی عملیاتی: سازمان‌ها برای چالش‌های آینده آمادگی بیشتری دارند.

- اتوماسیون فرایند با قوانین تصمیم‌گیری هوشمند

اتوماسیون فرایند در BPM مبتنی بر داده توسط قوانین تصمیم‌گیری هوشمند که از تجزیه و تحلیل داده‌ها به دست آمده است هدایت می‌شود. این رویکرد تضمین می‌کند که فرایندهای خودکار نه تنها کارآمد هستند، بلکه به تغییرات زمان اجرای فرایند، در چشم‌انداز کسب و کار نیز پاسخ می‌دهند. در این شرایط فرایند که بر اساس الگوی از پیش طراحی‌شده عمل کند، لزوماً درست نیست، بلکه فرایندی مطلوب است که بر اساس شرایط، خود را با کسب و کار همسو کند.

فواید:

  • کارایی و دقت: اتوماسیون هوشمند باعث افزایش کارایی فرایند و کاهش خطاها می‌شود.
  • اتوماسیون تطبیقی: اتوماسیون با داده‌های زمان اجرا سازگار می‌شود و اهداف اصلی فرایند را تضمین می‌کند.
  • بهینه‌سازی منابع: فرایندهای خودکار بر اساس بینش مبتنی بر داده در استفاده از منابع بهینه می‌شوند.

- تمرکز بر بهبود مستمر

مدیریت فرایند مبتنی بر داده بر فرهنگ بهبود مستمر تأکید دارد، جایی که فرایندها به طور مکرر بر اساس آگاهی مبتنی بر داده بهینه می‌شوند. این رویکرد تکراری تضمین می‌کند که فرایندها در راستای تغییر نیازمندی‌های کسب‌وکار تکامل و بهبود می‌یابند. باید تأکید کرد که این بهینه‌سازی مکرر فرایندها بر اساس داده‌ها است تا اطمینان بیشتری از کارایی فرایند حاصل شود.

- طراحی کاربرمحور و مشتری‌محور

تجربه کاربر و رضایت مشتری در BPM مبتنی بر داده بسیار مهم است. با استفاده از داده‌ها برای درک رفتار و ترجیحات کاربر، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهایی را طراحی کنند که با نیازهای کاربر و مشتری هماهنگ باشد. این رویکرد منجر به افزایش رضایت کاربران و همسویی با انتظارات مشتری می‌شود.

مدیریت فرایند مبتنی بر داده

- همسویی استراتژیک با اهداف سازمانی

BPM داده‌محور با اهداف و مقاصد سازمانی همسو است. بینش داده‌‌ای، پیشرفت‌های فرایندی را هدیت می‌کند که مستقیماً به ابتکارات استراتژیک منجر شود و تضمین می‌کند که تلاش‌های BPM با اهداف تجاری گسترده‌تر همسو می‌شوند.

مدیریت فرایند مبتنی بر داده نشان‌دهنده یک تغییر پارادایم است که به سازمان‌ها قدرت می‌دهد تا از پتانسیل کامل داده‌ها برای فرایندهای تجاری چابک، سازگار و بهینه‌سازی‌شده استفاده کنند. این رویکرد فرهنگ تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را تقویت می‌کند، کارایی، نوآوری و رقابت را در چشم‌انداز کسب و کار پویای امروزی ارتقا می‌بخشد.

سخن پایانی

به طور خلاصه، نقش داده در هدایت تصمیم‌گیری و بهینه‌سازی فرایند تحول آفرین است. با استفاده از تجزیه و تحلیل داده‌ها و بینش‌های بلادرنگ، سازمان‌ها می‌توانند تصمیمات دقیق بگیرند، به طور مداوم فرایندها را بهبود بخشند، سازگاری را حفظ کنند و به طور فعال به چالش‌ها بپردازند. داده‌ها نه تنها به یک منبع، بلکه به یک دارایی استراتژیک تبدیل می‌شوند و کسب و کار را قادر می‌سازد تا در تحقق یک چشم‌انداز  در حال تکامل موفق شوند.

مهدی عامری

مهدی عامری

مشاور و مدرس دوره‌های مدریت فرایند کسب و کار (BPM)، مربی و مشاور OKR

اشتراک‌گذاری مطلب

یک پاسخ

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

12 − 4 =