OKR چیست؟
OKR مخفف Objectives and Key Results است. OKR ابزاری برای هدفگذاری موثر سازمانی و حتی شخصی میباشد. این روش برنامهریزی به طور موثر ارتباط آنچاه میخواهید به آن برسید با آنچه که باید انجام دهید را برقرار و برای شما شفاف میکند.
OKR یک روش هدفگذاری مشارکتی است که توسط تیمها و افراد برای تعیین اهداف چالش برانگیز با نتایج قابل اندازهگیری استفاده میشود. بر روی عبارت چالشبرانگیز و نتایج قابل اندازهگیری تاکید میشود. یعنی قرار نیست که شما در مورد کارهای جاری تیم خود در OKR صحبت کنید. بلکه قرار است در مورد خروجیهای قابل افتخار و دستاوردها صحبت کنید. از طرفی در نهایت باید این دستاوردها قابل اندازهگیری باشد. استنباطهای شخصی و خروجیهای غیر قابل اندازهگیری در OKR جایی ندارند.
چه در مورد عملیات اداری صحبت کنیم، چه مهندسی نرمافزار، چه درباره سازمانهای غیرانتفاعی یا سایر سازمانها، OKR برای تعیین اهداف در بسیاری از سطوح میتواند به شما کمک کند. OKR همچنین میتوانند برای اهداف شخصی کارآمد باشد و به شما برای انجام اقدامات هدفمند در زندگی شخصی و کاری خود کمک کند.
استقرار موثر OKR
OKR هم مانند هر ابزار و روشی که به تازگی در یک سازمان به کار گرفته میشود، در معرض دو ریسک اساسی میباشد. اولین ریسک برداشت اشتباه از مفاهیم و عدم پیادهسازی درست این ساز و کار است. در مورد این موضوع در بخشهای دیگر این مطلب صحبت خواهد شد.
دومین ریسک عدم ثبات OKR در شروع راهاندازی آن در تیمها میباشد. به منظور ثبات OKR در هر تیم و مجموعه و همچنین اثرگذاری درست آن در تیمها نیاز است که چند اقدام مهم صورت پذیرد.
تعیین ارزشها و چشمانداز هر تیم
وفاداری تیم به OKR زمانی به بیشترین میزان خود میرسد که در جهت چشمانداز و ارزشهای تیم باشد. همراستایی اهداف با ارزشهای تیم باعث میشود که اهداف از حمایت لازم برخوردار باشد. همچنین اگر چشمانداز تیم به روشی درست و منطقی تعیین و ترسیم شده باشد، اعضای تیم در جهت تلاش لازم برای تحقق این چشمانداز را به کار خواهند بست. مهمترین ابزار تحقق چشماندازهای یک تیم، اهداف آن میباشد. تاکید میشود هر تیم پیش از تغیین OKRهای خود، ارزشها و چشمانداز یک تا سه ساله خود را تعیین و شفاف کنند.
تعیین متولی OKR
یکی از ارکان لازم برای اجرای درست هر فرایندی در هر کسب و کاری تعیین مالک آن فرایند است. همچنین وجود مالک فراید برای بهبود مستمر آن فرایند لازم است. پیادهسازی درست ساز و کار OKR به عنوان یکی از گروه فرایندیهای مهم فرایندهای مدیریتی هر سازمان، نیازمند این است که متولی آن در سازمان مشخص باشد
خدمات مشاور و مربی OKR (OKR Coach)
بهترین اتفاق این است که متولی OKR بتواند نقش مربی OKR را در بازی کند اما برای سازمانهایی که به تازگی اقدام به استفاده و استقرار این ساز و کار کردهاند، احتمالا با کمبود دانش و تجربه مواجه میباشند. همانطور که در چرخه OKR نیز ذکر شده است، وجود یک مشاور و مربی که دانش و تجربه استقرار این ساز و کار را داشته باشد، در کنار تیمها میتواند تضمین کند که روش اشتباهی در استفاده از Objectives and Key Results صورت نگیرد.
خدمات مشاوره OKR
کارگاه معرفی OKR
کارگاه آموزش OKR
مشاوره و استقرار OKR
آناتومی Objectives and Key Result
یک OKR از دو بخش تشکیل شده است. هدف (Objective) و نتایج (Key Results)
هدف
هدف چیزی است که قرار است یک تیم به آن دست پیدا کنند. هدف باید یک جمله ملموس، الهام بخش و دربرگیرنده مهمترین دغدغه تیم در بازه هدفگذاری باشد. اگر این ویژگیها در اهداف باشد، در مورد تفکرات منفی و اجرای ناکارآمد مقاومت بیشتری خواهند داشت.
هدف یک جمله کامل و توصیه شده است که با زبان حال بیان شود. رویکرد هدف کیفی است و قرار نیست قابلیت اندازهگیری داشته باشد. توجه تیم در خصوص تعیین اهداف باید روی شفافیت، الهامبخش بودن و تمرکز بر مهمترین مسئله تیم بودن، باشد.
نتایج کلیدی
در ساختار OKR هر هدف شامل 3 تا 5 نتیجه کلیدی است. نتایج کلیدی تعیین شده در بازه زمانی هدفگذاری باید در راستای تحقق هدف باشند. به این معنی که اگر تمام نتایج کلیدی یک هدف به طور کامل محقق شد، بتوان با اطمینان گفت که تیم توانسته به آن هدف دست یابد. دیگر ویژگی مهم نتایج کلیدی، قابلیت اندازهگیری آن است. برخلاف OKR که یک جمله کیفی میباشد، نتایج کلیدی وابسته به اعداد و ارقام است.
ابتکارات
برای تحقق هر نتیجه کلیدی، تیم باید مجموعهای از اقدامات انجام دهد. این قسمت یکی از بخشهایی است که مزایای OKR مشخص میشود. OKR تیم را تشویق به خلاقیت و ابتکار میکند و از ارائه راهحل و فعالیتهای از پیش تعیین شده خودداری میکند. در واقع مهم تحقق نتایج کلیدی و درنتیجه آن اهداف است. بنابراین اینکه تیم از چه روش و فعالیتی میخواهد استفاده کند،در اختیار تیم و متاثر از ابتکارات ایشان است.
چند نمونه OKR
شهر سیراکوز(Syracuse)، نیویورک اخیراً هدف «دستیابی به پایداری مالی» را تعیین کرده بود. پایداری مالی یک هدف عالی است، اما میبایست قابل اندازهگیری باشد. به همین دلیل است که سیراکوز از Objectives و Key Results در کنار یکدیگر استفاده نمود.
هدف: به پایداری مالی رسیدهایم
نتیجه کلیدی 1: کاهش واریانس بودجه عمومی صندوق از 11٪ به 5٪.
نتیجه کلیدی 2: 95 درصد از بودجه مجاز پروژهها را تا پایان سال مالی پرداخت کنیم.
نتیجه کلیدی 3: 95% از کمکهای بلاعوض سالهای مالی قبل را پرداخت کنیم.
Allbirds یک شرکت پوشاک است که به دلیل کفشهای ماندگار خود شناخته شده است. آنها مأموریت دارند چیزهای بهتر را به روشی بهتر بسازند. به عنوان بخشی از تعهد خود به ماندگاری محصول، آنها تصمیم گرفتند که کفشهایشان از جنس کربن خنثی باشد. بنابراین آنها این OKR را بدین صورت تدوین کردند:
هدف: کمترین ردپای کربن را در صنعت خواهیم داشت.
نتیجه کلیدی 1: زنجیره تامین و زیرساخت حمل و نقل 100٪ فاقد ضایعات باشند.
نتیجه کلیدی 2: پرداخت 100٪ جبران کربن برای انتشار کربن دی اکسید محاسبه شده.
نتیجه کلیدی 3: تبدیل 25 درصد مواد به کمپوست.
نتیجه کلیدی 4: در نظر گرفتن 75 درصد مواد به عنوان زیست تخریبپذیر.
OKR میتوانند در کل یک سازمان کار کنند و نیازی به هدف گذاری سطح بالاتر ندارند. بیایید به نمونهای از یک OKR دپارتمان، که مختص یک تیم است، نگاهی کنیم. فرض کنید تیم پشتیبانی یک شرکت ارائه کننده نرمافزار قصد دارد سطح رضایت مشتریان خود در خصوص ارائه خدمات افزایش دهد. آنها میتوانند از این OKR استفاده کنند:
هدف: مشتریان ما از عملکرد ما بیشترین رضایت را تجربه خواهند کرد.
نتیجه کلیدی 1: میانگین زمان رفع خطاهای اعلام شده از 4 روز به 2 روز خواهد رسید.
نتیجه کلیدی 2: شاخص رضایت مشتری (CSAT) از 60 به 75 خواهد رسید.
نتیجه کلیدی3: میانگین مدت زمان انتظار صفهای مرکز تلفن از 75 ثانیه به 45 ثانیه خواهد رسید.
تاریخچه OKR
روش OKR توسط اندی گرو (Andy Grove) در Intel ایجاد شد. او به جان دوئر (John Doerr) آن را آموزش داد. از آن زمان، بسیاری از شرکتها از جمله Google، Allbirds، Apartment Therapy، Netflix و سازمانهای غیرانتفاعی الهامبخش مانند Code for America از آن استفاده میکنند.
جان دوئر در کتاب «مهمها را بسنجید» در مورد «MBOs» یا «مدیریت براساس اهداف» مینویسد.MBOها نتایج تفکرات پیتر دراکر (Peter Drucker) بودند و اندی گرو با ارائه OKR، مبنایی برای نظریه او فراهم نمود. در واقع، عنوانی که گرو برای آن انتخاب کرد “iMBOs” بود و برای مدیریت Intel با استفاده از اهداف ارائه شد. علیرغم نامگذاری، گرو چند تفاوت کلیدی بین این دو ایجاد کرد که به دوئر نیز منتقل شد.
گرو بر ارتباط اهداف و نتایج کلیدی تاکید داشت و به ندرت از اهداف نام میبرد بدون اینکه آنها را با نتایج کلیدی مرتبط کند. سایر تفاوتهای کلیدی بین MBO و OKR این است که OKRها سه ماهه هستند نه سالانه و مشمول غرامت عدم تحقق نمیشوند.
دوئر کسی بود که نام “OKRs” را ساخت و این فلسفه را در سال 1999 به بنیانگذاران گوگل معرفی کرد. در حالی که آنها دور یک میز پینگپنگ به عنوان میز هیئت مدیره جمع شده بودند، دوئر یک پاورپوینت به تیم موسس جوان شامل لری پیج(Larry Page)، سرگئی برین(Sergey Brin)، ماریسا مایر(Marissa Mayer)، سوزان ویچیکی(Susan Wojcicki) و سالار کمانگر(Salar Kamangar) ارائه نمود.
هدف و نتایج کلیدی دوئر از ارائه پاورپوینت این بود:
O: ایجاد یک مدل برنامهریزی برای شرکت خود که با سه نتیجه کلیدی زیر اندازهگیری شود:
KR1: من ارائهام را به موقع تمام کنم.
KR2: ما یک مجموعه نمونه ازOKRهای سه ماهه Google ایجاد کنیم.
KR3: موافقت مدیریتی را برای اجرای یک دوره آزمایشی سه ماهه OKRبه دست آورم.
سپس گوگل استراتژی شرکت خود را با این چارچوب مدیریتی تنظیم میکند و تاریخ اتفاق میافتد.
انواع OKR
OKRها به سه دسته تعهدی، بلندپروازنه، یادگیری تقسیم میشوند:
OKR تعهدی همانطور که از نامش مشخص است، نشانگر تعهدات هستند. هنگامی که در پایان یک چرخه ارزیابی انجام میشود، انتظار میرود یک OKR تعهدی نمره کامل را کسب کرده باشد. تیمهای فروش یکی از تیمهایی است که از این جنس اهداف بیشترین استفاده را خواهد کرد. در واقع حیات یک کسب و کار به تحقق اهداف تعهدی وابسته است.
از OKR بلندپروازانه یا آرزویی برای توسعه تیم و تحقق دستاوردهای بزرگ استفاده میشود. انتظار میرود مسیر رسیدن با استفاده از نوع تیم به نقطهای برسد که پیش از آن، آن را تجربه نکرده باشد. این اهداف چالشی و تا حدی بالاتر از توان قابل درک تیم است. بنابراین حتی اگر تیم به قسمت عمدهای از هدف رسیده باشد، میتوان به آن نمره قبولی دارد.
OKR یادگیری برای زمانی هست که یادگیری چیزی جدید ارزشمندترین نتیجه برای دوره هدفگذاری است. اگر تیمی مطمئن نیست که چگونه رشد کند یا به بقای خود ادامه دهد، میتواند یک OKR یادگیری تنظیم کند که پاسخ میدهد: «مهمترین چیزی که میخواهیم در ۹۰ روز آینده یاد بگیریم چیست؟» سپس نتایج میتوانند به یک OKR تعهدی یا آرزویی مرتبط در چرخه بعدی منعکس شوند.
مزایای Objective and Key Results
افزایش وضوح، ارتباطات پیشرفته و ایجاد استراتژی منسجم و شفاف در سطح سازمان از مزایای استفاده از این نظام هدفگذاری میباشد. جان دوئر همیشه در مورد F.A.C.T.S صحبت میکند.
تمرکز(Focus): OKR به یک تیم اجازه میدهند بر مجموعه کوچکی از اولویتهای انتخاب شده تمرکز شود.
همسویی(Alignment): OKRها روشی را برای همه سطوح سازمان فراهم میکنند تا اهداف خود را در هر سطح با اولویتهای سطوح بالایی و با هدف نهایی خود هماهنگ کند.
تعهد(Commitment): OKRها سطحی از تعهد جمعی از کلیه ذینفعان را برای انتخاب و پایبندی به اولویتهای توافق شده ایجاد میکند.
ردیابی(Tracking): OKRها به یک تیم یا سازمان اجازه میدهند تا پیشرفت خود را به سمت یک هدف پیگیری کند و به موقع متوجه شود چه زمان بایستی تاکتیکهای خود را تغییر دهد.
کشش(Stretching): OKRها به تیمها قدرت میدهند تا اهدافی فراتر از BAU -معمولتعیین کنند و تغییرات معنیدار و مهمی ایجاد کنند.
اشتباهات رایج در استفاده از OKR
نوشتن OKRها مهارتی است که برای توسعه آن به تمرین و زمان نیاز دارد. یک دلیل برای حضور مشاور و مربی OKR در کنار تیمها در شروع استقرار این سیستم هدفگذاری جلوگیری از اشتباهاتی است که بروز آن در هر تیمی محتمل میباشد.
هنگام نوشتن OKR از چند اشتباه رایج اجتناب کنید:
از نوشتن وضعیت معمول کسب و کار خودداری کنید: OKRها باید تغییر بالاتر از حفظ وضعیت موجود را هدف گذاری کنند.
مقایسه OKRها و KPIها: OKRها فراتر از KPI (شاخصهای کلیدی عملکرد) یا متریکها هستند. OKR معیاری برای سنجش تغییر هست، در حالی که KPI معیارهای سنجش سلامت عملکرد میباشد.
OKR مبنای ارزیابی عملکرد تیم نیست: این سیستم هدفگذاری بر منبای چالشی بودن طراحی شده است. بنابراین تیمها نباید از ترس نتایج ارزیابی عملکرد رفتار محتاطانه از خود نشان دهند و در نتیجه آن اهدافی غیر چالشی تعیین کنند.
چگونگی ارزیابی OKRها
منظور از OKRها این است که به طور منظم ردیابی شوند و در پایان یک چرخه ارزیابی شوند. روشهای متعددی برای ارزیابی (درجهبندی یا نمرهگذاری) یک OKR وجود دارد.
روش اندی گروو برای درجهبندی OKRها یک رویکرد ساده «بله» یا «خیر» است. آیا این نیاز شما را برآورده میکند؟ اکثر سازمانها ترجیح میدهند در درجهبندی خود جزئیات بیشتری داشته باشند، بنابراین از سیستم «قرمز، زرد، سبز» استفاده میکنند که در آن قرمز به معنای «شکست خوردیم»، زرد به معنای «پیشرفت کردیم» و سبز به معنای «به هدف خود رسیدیم» خواهد بود.
روش درجهبندی گوگل با استفاده از مقیاس درصدی (0.0 – 1.0) برای دادن امتیاز عددی به هر نتیجه کلیدی در پایان چرخه، بیشترین جزئیات را ارائه میکند. آنها میانگین نمرات نتایج کلیدی را برای تعیین نمره کلی آن هدف در نظر میگیرند.
خدمات مشاوره OKR
کارگاه معرفی OKR
کارگاه آموزش OKR
مشاوره و استقرار OKR
